6 стъпки за по-добро преживяване на участниците по време на офлайн или онлайн събитие

• 

Очакванията, които участниците имат днес за едно събитие, значително променят обема начина, по който бива планирано. За присъстващите е важно да имат преживявания, които са специално подбрани за тях, които са характерни за техните желания, вкусове и интереси. Зала, в която се провеждат лекции, до скоро може и да е била напълно достатъчна, но това, което искат посетителите е събитие, което им носи полезна и добавена стойност, демонстрира им новостите и им дава достъп до тях, а също и много стимул и създаване на полезни връзки. Най-много те искат даимат действиетелна ангажираност към това, което се случва по време на събитието. т 

За добро или не, през последната година се наложи да направим драстичен преход в начина, по който случваме събитията. Събитията, които дотогава провеждахме в реално пространство, много бързо се превърнаха в събития в онлайн или виртуална среда. Причината „новите“ събития да станат толкова популярни не е само, защото това беше единствената опция да ги провеждаме.  Всъщност онлайн пространството е чудесен вариант хора от целия свят да се включат в събитието. Моето мнение е, че  бъдеще събитията ще се провеждат под хибридна форма – тоест едновременно във физическа среда и предавани онлайн.  

По-долу ще откриете 6 стъпки, които ще ви помогнат да направите вашето събитие ангажиращо за участниците и в крайна сметка ще подобрите тяхното преживяване. 

Първо ще ви дам три идеи за ангажираност на участниците, когато провеждате офлайн събитие. 

1. Стопете „ледовете“.

Стандартно при едно събитие има кратки почивки между това, което се случва по програма. Може би повечето от вас са изпитвали странно чувство през това време – не знаете къде да отидете, какво да направите, да си поговорите ли с някого, струва ви се че всички си говорят помежду си и вие няма какво да направите, чувствате се не съвсем на място. 

Независимо дали сте изпитвали подобно чувство или не, трябва да помислите как да помогнете на вашите присъстващи, като в крайна сметка направите тази кратка почивка полезна и приятна за тях. 

Предоставете на участниците възможността да се включат заедно в някаква дейност, която ще им помогне много по-бързо да разчупят ледовете помежду си. Изключително важно е обаче не просто да дадете възможност на участниците да се движат и комуникират помежду си, а да направите тези дейности приятни, без да ги карат да се чувстват неловко и неудобно. Това определено ще насърчи разговорите и взаимодействието между участниците.

Ще ви дам лесен и често използван пример как може да се случи това, а именно с хартиени самолети. Точно така, правилно прочетохте!

Хартиените самолети по време на събитие са един различен леко откачен начин, но със сигурност различен и разчупващ леда.

Ето как можете да ги включите под формата на игра. Нека всеки участник напише името си на лист хартия, заедно с два интересни факта за себе си. След това накарайте всички участници да сгънат листа си във вид на самолет, ракета или най-общо казано – той трябва да лети.  Всеки един трябва да хвърли хартиения си самолет във въздуха, след което да вземе този, който е кацнал близо до него. Всеки трябва да вдигне падналия най-близо до него самолет, да го отвори, да прочете информацията и да намери човека, на когото принадлежи. Това упражнение за разчупване на ледовете има елемент на игра, който ще накара участниците да се отпуснат и ще им помогне да опознаят някой друг на събитието, като прочетат информацията, написана на хартията. Разбира се тази идея зависи от естеството на вашето събитие. В България популярен начин по време на събития последните две години е да направиш лек масаж на раменете на човека, който е до теб. Друг честно използван подход е да провокираш хората да си разменят местата и да се запознаят с хората, които стоят отляво и отдясно на тях. 

2. Насърчете играта чрез геймификация.

Геймификация е процесът на създаване на подобни на игри системи около съдържание, независимо дали това е чрез създаване на екипи, награждаване с точки за задачи или има друга крайна цел. И макар че някои от вас може да имат съмнения за това колко ефективна би могла да бъде една толкова проста идея, тя работи добре не само при децата, но и при възрастните. 

Случвало ли ви се е тайно да сте искали да за един ден да влезете в ролята на някоя известна личност например или друг познат на всички персонаж?  Има редица компании, които правят това възможно. Например един от водещите доставчици в света на софтриер за управление на членството  създадоха свят с тематични за Хари Потър геймифицирани елементи. Това беше изпълнено чрез специално създаденото за събитието приложение и невероятните 88% от присъстващите бяха достатъчно развълнувани, за да го изтеглят!

Присъстващите бяха въвлечени в един вълшебен свят, в който бяха подредени в четири домове, кръстени на индустриалните стълбове на компанията. Домовете се състезаваха един срещу друг, като получаваха и наградни точки за действия като споделяне на снимки, участие в сесии, сканиране на QR кодове и други. Присъстващите дори са получили писмо за приемане на Хогуортс, с което бяха уведомени в кой дом са били подредени. След като влязоха в конферентната зала дори са получили известие, което ги уведомява, че са пристигнали на платформата.

3. Улесняване на дискусията в малки групи

Вероятно сте чували, че говоренето пред публика се смята за страх номер едно при хората?! Е, колкото по-голяма е групата, толкова по-страшно може да бъде участието в дадена дискусия. Но когато хората се разделят на по-малки групи, е предпоставка да се намали този страх и неудобство. Чрез създаване на секционни сесии в по-малки групи, събитията могат да насърчат повече участие от страна на аудиторията, да дадат шанс на всеки да изкаже мнението си и да се уверите, че всеки един участник е изслушан.

След като си поговорихме за това как да ангажираме присъстващите на офлайн събитие, е време да преминем и към събитията, провеждащи се в онлайн среда, където може да срещнете много трудности в това да привлечете и задържите вниманието на участниците. 

За да се откроите сред морето от хибридни и виртуални събития, трябва да имате подходящите умения, оборудване и планиране, за да успеете. Използвайте следващите идеи за ангажиране на участниците във вашето онлайн събитие.

1. Илюстрации в реално време 

Включете във вашето онлайн събитие създатели на илюстрации в реално време – познато като цифрово рисуване на живо. Това е чудесен начин да ангажирате аудиторията си с уникален тип съдържание. Тези талантливи илюстратори създават произведения на живо, докато всички участвате в дискусиите в панела, като предоставят графично представяне на лекторите и техните лекции, които са забавни, информативни и най-важното, широко споделяни.

Тук ще ви дадем пример за такава илюстрация, която от 500 маркера са създавали за нас по време на онлайн събитие.

2. Виртуално забавление

Това, че провеждате вашето събитие онлайн, не означава, че трябва да се откажете от забавлението. Определени възможности за забавление, като музикални изпълнения например, могат да паснат много добре във виртуалните събития.

Хората пропускат концерти, шоу програми и безброй други лични преживявания поради Пандемията, така че включването на подобен елемент на вашето виртуално събитие е добър начин да накарате присъстващите да се забавляват. Ние в Академията например при всяко наше обучение или събитие задължително включваме динамични паузи с музикални изпълнения с персонално послание от изпълнителите. 

3. Стимули за онлайн ангажиране 

Подаръците винаги са добър начин за увеличаване на ангажираността на присъстващите и могат да бъдат забавно допълнение към едно онлайн събитие. Въпреки че не е толкова просто като това да връчите награда на някой от участниците, има неща, които можете да предложите, а след събитието ще имате възможност да изпратите физическите подаръци на участниците.

Може дори да го направите под формата на игра. Например всеки участник, който сподели информация в социалните мрежи по време или след събитието, включвайки специален за целта хаштаг, участва за спечелване на посочената предварително от вас награда. Така не само ангажирате участниците с вашето събитие, но и ги стимулирате да споделят за него със своите приятели и познати в социалните мрежи и така повишавате осведомеността за вашия бранд и събитие.

Докато размишляваме върху промените, случили се през 2020 г., трябва да отчетем факта че през 2021 г. събитийната индустрия има много повече знания и опит как да работи през тези несигурни времена. Възползвайте се максимално от всяка възможност, като следвате концепциите за ангажираност на  вашите събития, които разгледахме по-горе.

Ерата на онлайн и виртуалните събития едва сега започва и тъй като те продължават да се провеждат – особено от големи компании като Facebook и Microsoft, които са отменили всичките си офлайн събития до средата на 2021 г. – несъмнено ще има повече иновации, от които ще можете да потърсите вдъхновение.