КАК ДА ОРГАНИЗИРАМЕ СЪБИТИЕ С НУЛЕВ БЮДЖЕТ В 9 СТЪПКИ

“Това е невъзможно!” … биха Ви казали повечето хора. Въпреки че ще е трудно, ние ще ви покажем, че организирането на събитие без бюджет е напълно възможно. Това изисква търпение, постоянство и невероятни умения за преговори, но със сигурност не е невъзможно.

Имайте предвид, че парите не са единственото нещо, което можете да получите – има и други предимства като пространство, контакти и услуги, които другите могат да намерят в пъти по-ценни от заплащането на дадена сума. Един от най-добрите начини да бъдете домакин на събитие с нулев бюджет е чрез обмяна на услуга срещу услуга. Мислете си за това, докато преглеждаме всичко, което можете да направите, за да имате успешно събитие, без да похарчите и стотинка.

1. Идея и концепция

След като имате идея за събитие, не забравяйте да сте гъвкави. Оставете си малко време за модификация и развитие на идеята. След като финализирате идеята, преминете към разработване на концепцията за събитието. Концепцията ще ви даде по-конкурентно предимство; именно това ще направи вашето събитие открояващо се от другите подобни. Концепцията на събитието може да включва неща като дизайн, сътрудничество и партньорства с компании, технология, местоположение и други. В днешно време все повече хората се стремят да провеждат еко събития, които включват рециклиране, фокусиране върху онлайн рекламата и други. Имайте предвид, че вие не просто провеждате събитие, а трябва да създадете преживяване за вашата аудитория. Това ни води към втората точка.

2. Определете аудиторията

Никога не бива да подценявате определянето на аудиторията за вашето събитие, защото точно тя е ключът към намирането на подходящи спонсори и партньори. Така че задайте си тези въпроси: Каква е нишата на събитието и ще се присъстват ли конкретни типове лица / фирми? Каква аудитория биха привлекли лекторите на събитието? Имайки предвид цената за достъп до събитието, кои групи ще присъстват? Бъдете готови да дадете отстъпки и да определите период на промоция. Също така, помислете за мястото и часа на събитието, за да прецените кой ще може да присъства.

3. Създайте дневен ред

След като уредите концепцията си и прецените очакваната аудитория, започнете да мислите за дневния ред на събитието. Искате ли да имате целодневно събитие; в програмата ще бъдат ли включени практически панели? Кои са лекторите, които можете да поканите? В зависимост от вашите отговори можете да започнете да търсите подходящото място, партньори и спонсори.

4. Намерете правилното място

Мястото е изключително важно. За целодневна конференция ще бъде подходящ конгресен център, но ако имате практически панели е подходящо място, което позволява тясна връзка между участниците. След това подгответе предложение за партньорство към избраното от Вас място. Целта е да намерите място, с което да имате общи интереси, така че да можете да преговаряте, за да го използвате безплатно. Да, това е възможно.

5. Поканете лекторите безплатно

За да привлечете лекторите да се включат безплатно на вашето събитие, трябва да имате добре разработен план за събитието, който да показва страст и вдъхновение, така че да можете да им предложите списък с неустоими предимства след участието им. За всеки лектор те ще бъдат различни, но често срещано е популяризирането на тяхното име/бранд сред целевата аудитория, както и възможност за реклама.

6. Намерете партньори

Свържете се с компании като доставчици на кафе и вода, за да осигурите напитки по време на вашето събитие. Можете също да се свържете със студенти по графичен дизайн, които да ви съдействат, а те самите да разширят портфолиото си чрез създаване на рекламни и други материали за реално събитие.

7. Намерете спонсори

Първо, трябва да помислите внимателно кои компании и организации ще бъдат заинтересовани да спонсорират вашето събитие и какви са предимствата, които може да им предложи това спонсорство. Тези компании ще се интересуват от аудиторията и темата на събитието, когато решават дали вашето събитие е подходящо място за популяризиране на тяхната марка. Преди всичко спонсорството е начин за свързване на брандове.

8. Безплатни маркетингови и медийни партньори

Дали е възможно да се проведе достатъчна маркетингова кампания безплатно е тема сама по себе си. Има някои начини да заобиколите скъпа реклама в офлайн и онлайн пространството. Първо, има социални медии, с които можете да се справите с малко повече четене и ентусиазъм. Можете да намерите много информация онлайн със съвети и анализ как да използвате социалните медии за промоция и грешките, които трябва да избягвате на всяка цена. И все пак, един от най-мощните инструменти за онлайн промоция е да имате задължително съдържание, което да споделяте с вашата целева аудитория. Намирането на медийни партньори, които да говорят за вашето събитие, разпространението на интервюта и отзиви би било чудесна отправна точка за вашата маркетингова кампания. Медиите ще създадат повече доверие и интерес към събитието, така че не забравяйте да намерите поне един уважаван медиен партньор.

9. Безплатен уебсайт

Дизайнът на уебсайтове всъщност може да изразходи не малка част от бюджета ви, можете да го направите сами, макар че ние не ви съветваме това. Много решения като WordPress и Wix предлагат страхотни услуги за създаване на персонализиран уебсайт безплатно.

Късмет!

Източник:

Десислава Авджиева – организатор, консултант, криейтив на събития.

Десислава е утвърден практик с богат опит над 15 години в събитийния бранш. Основател и управител на агенция Алтърнатив Адвъртайзинг, сред чиито услуги са създаване на концепции и организиране на разнообразни събития – онлайн, офлайн, хибридни, виртуални.  

Сайт: https://desislavaavdzhieva.com/

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/desislava-avdzhieva-80497b29

Facebook: https://www.facebook.com/desislavaavdzhievaa 

Имейл: d.avdjieva@alternative.bg 

Телефон: 0887 254 317